Quais são as Funções de um Recepcionista?

Os deveres de um RECEPCIONISTA envolvem vários indivíduos executando tarefas administrativas diárias para uma organização. O governo, instituições educacionais e outras grandes instituições utilizam um departamento de secretaria. Os deveres incluem lidar com recursos humanos e questões de pessoal. Dependendo da organização, a secretaria cuida das finanças da empresa, é responsável pelo design do escritório e administra o banco de dados da empresa.

Recursos humanos

Uma das funções de um secretariado envolve lidar com os recursos humanos de uma organização. Alguns funcionários do secretariado tratam do recrutamento de pessoal. Outros mantêm arquivos pessoais para os funcionários atuais e garantem que todas as informações sejam atualizadas. A equipe da secretaria também processa inscrições internas para solicitações de promoção de emprego ou colocação de atribuição especial. Os membros da equipe inserem todas as informações pessoais em um banco de dados organizacional, que deve ser mantido atualizado o tempo todo. Responsabilidades adicionais incluem a reatribuição de funcionários que retornam de atribuições especiais.

Mídia / Relações Públicas

Lidar com solicitações de mídia é outra tarefa de uma secretaria. Os membros da equipe informam aos meios de comunicação sobre o trabalho realizado pela organização e os próximos eventos. O secretariado organiza conferências e identifica fontes potenciais de financiamento. A equipe da secretaria lida com perguntas e preocupações de clientes, investidores ou associados da organização. A equipe também traduz materiais enviados ou distribuídos por sua organização. A secretaria cuida da publicação de newsletters para funcionários da organização e o público em geral. A administração monitora e controla de perto todas as informações divulgadas pela equipe da secretaria.

Rastreamento de tendência

Os deveres de uma secretaria incluem rastreamento de tendências. A equipe da secretaria coleta dados que documentam tendências e problemas econômicos e / ou tecnológicos. Os membros da equipe conduzem pesquisas regularmente. Às vezes, uma equipe temporária adicional auxilia no processo de coleta de tendências. As informações auxiliam os partidos organizacionais do governo no desenvolvimento de novos programas ou na atualização dos antigos. A equipe da secretaria também documenta se as práticas organizacionais são produtivas, monitorando o gerenciamento de dados e as técnicas de aquisição fiscal. Os resultados são apresentados à administração anualmente.

esempenhando um papel fundamental na organização bem-sucedida e nas operações diárias de um escritório, um coordenador administrativo supervisiona suas atividades administrativas, gerencia informações, comunica informações por todo o escritório e usa regularmente computadores e outros equipamentos de escritório para realizar essas funções. Espera-se que os coordenadores administrativos tenham forte iniciativa, a capacidade de fazer julgamentos e decisões de forma independente e conhecimento de todos os regulamentos e políticas de cada departamento da organização.

Informação e comunicação

Os coordenadores administrativos recuperam, armazenam e comunicam informações aos funcionários e clientes de uma organização. Isso pode incluir o planejamento e agendamento de reuniões e compromissos, gerenciamento de arquivos em papel e eletrônicos, negociação com fornecedores e comunicação de informações para funcionários e clientes por telefone, correio, sites e e-mail. Os coordenadores administrativos também comunicam informações por meio da realização de pesquisas básicas e da preparação de publicações instrucionais em relatórios estatísticos mensais e anuais especiais.

Administração e Operações

As funções dos coordenadores administrativos incluem auxiliar nas operações administrativas e outras operações de escritório. Isso pode envolver ajudar os supervisores a preparar um orçamento organizacional ou departamental, ou acompanhar os projetos para ter certeza de que estão progredindo com eficiência e concluídos dentro do prazo. Os coordenadores administrativos também ajudam a preparar manuais e outras publicações sobre soluções, métodos e procedimentos aprimorados após conduzir pesquisas e analisar relatórios e descobertas.

Gestão de Pessoal

Outra função dos coordenadores administrativos é auxiliar os gestores e profissionais em questões de pessoal, como emprego e benefícios, treinamento e orientação de funcionários e administração de salários. Os coordenadores administrativos também podem supervisionar o pessoal de apoio administrativo e comunicar as políticas organizacionais e de pessoal aos funcionários.

Computadores e Equipamentos

Os coordenadores administrativos devem usar computadores e outros equipamentos de escritório para desempenhar suas funções administrativas, bem como para gerenciar e comunicar informações. Eles usam computadores para criar e gerenciar planilhas, redigir correspondência para funcionários e clientes, gerenciar bancos de dados e auxiliar seus supervisores na criação e edição de apresentações, relatórios e outros documentos.