9 dicas de webconferência para sua próxima reunião online

A conferência pela Web é uma ferramenta essencial para as empresas porque pode aumentar a produtividade e a eficiência enquanto reduz custos. Pode levar algum trabalho para acertar no início, mas com essas 9 dicas de webconferência, sua próxima reunião online será mais produtiva, envolvente e bem-sucedida.

Dicas de webconferência

 

1 – Localização

Quer a webconferência seja em seu escritório ou em casa, escolher o lugar certo segue as mesmas “regras”. O local deve ser tranquilo e bem iluminado. O ruído de fundo pode distrair os outros participantes e você precisa minimizar as distrações.

Iluminação

A iluminação adequada ajudará você a ter uma aparência melhor na câmera. E luzes suaves seriam ainda melhores, que é a luz que você obteria, sentado perto de uma janela, em um dia nublado, mas claro. Ou, se estiver pronto para investir, você pode obter uma softbox. De qualquer forma, escolha lugares mais claros para suas videoconferências.


Fundo

O que os outros participantes veem na câmera atrás de você também é relevante. Se você tem um passado agitado, as pessoas podem prestar mais atenção nisso do que na própria reunião. Certifique-se de ter um pano de fundo neutro que direcione o foco para você.

2 – Código de vestimenta

Para uma webconferência, é crucial se vestir adequadamente, especialmente se você for o anfitrião. Você não quer vestir-se excessivamente ou mal vestir (mas é melhor estar vestido demais). Dependerá de quem participará da reunião online. Quer sua videochamada seja com seus chefes, clientes ou colegas de trabalho, ela influenciará suas roupas. Na dúvida sobre o que vestir, vista-se como se fosse ao escritório.

3 – Conexão com a Internet

Sua conexão com a Internet terá um papel significativo em sua videoconferência, portanto, certifique-se de que ela seja poderosa o suficiente. Normalmente, quando a webconferência acontece no escritório, a conexão com a Internet não é um problema. Por segurança, você sempre pode procurar uma conexão Ethernet (cabo) em vez de wi-fi, para ganhar estabilidade.

Em casa

Se você estiver em casa, verifique sua conexão e certifique-se de que tem largura de banda suficiente. Para testá-lo, você pode acessar o Speedtest.net. Fique de olho na velocidade de upload. Você deve ter pelo menos 1 Mbps por participante para uma chamada de vídeo de alta qualidade. Portanto, se você tiver 5 participantes, deverá ter velocidade de upload de 5 Mbps.

4 – Preparação

Estar preparado, assim como você faria para uma reunião pessoal, é a chave para o sucesso de sua webconferência. O tempo de todos é valioso e você demonstra respeito por eles quando tudo é preparado com antecedência.

Material

Qualquer material de que você precisa deve estar ao seu alcance. Os outros participantes não deveriam ter que esperar por você, enquanto você se levanta e pega algo em algum lugar. Pense na agenda, pegue tudo o que você precisa para a reunião e mantenha-a fechada.

Recursos online

Se você planeja usar apresentações de slides, mostrar outros vídeos e imagens, sites, aplicativos e similares, eles precisam estar prontos para uso. Prepare tudo com antecedência em uma pasta ou navegador específico, para que você não precise procurá-lo.

Um software como o ManyCam pode ser útil porque permite adicionar várias fontes de vídeo e tê-lo pronto para o momento da chamada. Você pode adicionar seu deck de slides, compartilhar sua tela, sites, imagens, vídeos, webcams e assim por diante.

Plano B

Na sua preparação, você também deve ter alguns planos de contingência, para o caso de algo dar errado, pois pode acontecer com qualquer coisa ao vivo. Alguns cenários do que pode dar errado:

  • Equipamento para de funcionar
  • Problemas de apresentação de slides
  • Problemas de conexão com a Internet

Pense em outros cenários e etapas a serem seguidas em cada um. Dessa forma, você estará preparado para quase tudo.

Fonte: Reprodução: Pinterest

5 – Teste

Testar todo o seu equipamento pode ser a diferença entre ter uma webconferência bem-sucedida ou não. Ajuda a descobrir problemas que ocorreriam ao vivo de outra forma. Você deve gravar um ensaio, para testar tudo junto, hardware, software e o próprio fluxo da reunião. Depois de assisti-la, você pode se ajustar de acordo para, mais tarde, oferecer a melhor videoconferência que puder.

6 – Host de dicas

Em qualquer reunião, deve sempre haver um anfitrião, mediador, moderador ou como você quiser. Essa pessoa será responsável pelo andamento da reunião. O anfitrião também ajuda a manter as pessoas informadas e a mover os tópicos. Eles devem apresentar os assuntos que serão discutidos para garantir que todos estejam na mesma página.

7 – Quebra-gelos

Para criar uma experiência positiva para todos os envolvidos e ajudar a construir relacionamentos, comece a reunião com alguns quebra-gelos ou alguma conversa fiada. Isso dá a todos algum tempo para ajustar o som e o vídeo, sem atrapalhar a videoconferência real.

8 – Apresentação

Os aspectos visuais de uma reunião desempenham um papel fundamental no envolvimento dos participantes. Se você estiver preparando uma apresentação de slides, certifique-se de que ela seja visualmente atraente e esteja em sincronia com a identidade visual da empresa. Em cada slide, você deve reduzir o texto ao mínimo e tentar usar mais imagens e gráficos. A cópia deve conter principalmente os pontos-chave que você expandirá durante a apresentação.

9 – Mantenha-o simples

Tentar fazer muito em uma videoconferência deixará seus participantes confusos. Para uma conferência na Web eficiente, tente mantê-la simples com alguns tópicos a serem cobertos.

Tecnologia

Você precisa garantir que todos os envolvidos saibam como usar a tecnologia, portanto, mantê-la simples pode ser muito útil aqui. Se você usa um aplicativo como o Skype ou Google Hangouts, os participantes já devem saber como eles funcionam. E eles ainda terão uma ótima experiência porque você pode conectar o ManyCam a qualquer aplicativo e usar todos os recursos dele.  

Existem muitas variáveis ​​envolvidas na webconferência. Levá-los em consideração antes de sua próxima reunião online é fundamental. Quando você mantém as coisas simples, prepara e testa sua videoconferência, você aumenta sua produtividade. Aplique todas essas dicas de webconferência em sua próxima reunião online e diga-nos como foi!

Fonte: Reprodução: Pinterest

Fonte: https://en.wikipedia.org/wiki/Streaming_media